قد تكون كتابة خطاب طلب ترقية فعال خطوة مهمة في تقدم حياتك المهنية، وقد يزيد الخطاب المكتوب جيدًا وفي الوقت المناسب من فرصك في الحصول على ترقية.. إليك بعض الخطوات التي قد تساعدك في اقتناص منصب جديد في العمل.

1. أرسلي الخطاب في وقت مناسب

أول خطواتك هي تحديد موعد إرسال الخطاب، ضعي في حسبانك أنه يجب ألا يفاجئ طلبك للترقية مرؤوسك، ويحسن الاستثمار في العديد من المحادثات الهادفة بمرور الوقت حول أدائك، ورغبتك في التقدم في دورك، والطرق التي يمكنك من خلالها تحسين نقاط قوتك والاستفادة منها، وما تريدينه من حياتك المهنية، وإن لم يدر بينكم هذا النوع من المحادثات سابقًا، فقد يجدر بك الانتظار والبدء في التعبير عن هذه الأفكار لمشرفك في جلسة فردية.

إن أقر مشرفك بأدائك المثبت بمرور الوقت وقدرتك على توسيع أدوارك ومسؤولياتك، فقد يكون الوقت مناسبًا لإرسال خطاب طلب ترقيتك، ومرة أخرى، بدلاً من مجرد إرسال رسالتك أو إرسالها بالبريد الإلكتروني، حددي موعدًا لك ولمشرفك لمراجعة الخطاب شخصيًا معًا في اجتماع فردي. سيمنحك هذا الفرصة لشرح بعض النقاط بالتفصيل والإجابة على أي أسئلة قد يطرحها مشرفك.

2. اكتبي الخطاب بلغة مهنية

إذا كنت ترسل خطابًا ورقيًا، فابدأي بعنوان رسمي يتضمن اسمك ومنصبك ومعلومات الاتصال بك والتاريخ ثم اسم المستلم والمنصب ومعلومات الاتصال، إذا كانت الرسالة بالبريد إلكتروني، فاستخدم عنوانًا واضحًا وافيًا، مثل: طلب ترقية.

بعد العنوان، افتتحي رسالتك بتحية احترافية، مثل: السيد / السيدة ثم الاسم.

3. أفصحي عن طلبك ثم اسردي مؤهلاتك

بعد التحية، ابدأي متن رسالتك بتحديد الغرض منها مباشرة وعلى وجه التحديد، على سبيل المثال: هذه الرسالة طلب ترقية من دوري الحالي بوصفي مساعد تسويق إلى شاغر مدير التسويق.

بعد ذلك، استخدمي بضع فقرات موجزة لتحديد الإنجازات والخبرة التي تؤهلك لهذا الدور، صِفي المهارات المحددة التي تجعل منك مرشحةً جيدة لمنصب أعلى، ومما قد تضمنينه:

∙ مدة عملك في الشركة

∙ الخبرات المتعلقة بمنصب أعلى

∙ تعليمك أو الشهادات المتعلقة بالمنصب

∙ المشاريع الناجحة التي أكملتها مع تأثير قابل للقياس

∙ لماذا تعتقدين أنه بوسعك التفوق في الدور الجديد

شكرك لمديرك على مساعدته لك أو مساهمته في حياتك المهنية تعبير عن ولائك للشركة

4. قدمي حلولًا لملء شاغرك

بحكم أن الترقية تعني في الغالب أنك ستتخلين عن وظيفتك الحالية، فبوسعك عرض المساعدة في العثور على شخص أو تدريبه لتولي منصبك الحالي، وسيوضح ذلك مهاراتك القيادية ويساعد في تسهيل الفترة الانتقالية.

5. اختمي الخطاب

استخدمي فقرة أخيرة موجزة للتعبير عن شكرك على اهتمام المديرين، وبوسعك أيضًا إعادة التعبير عن رغبتك في الترقية والسؤال عما إذا كانت هناك أي خطوات تالية يمكنك اتخاذها للنظر في الوظيفة، مثل تحديد موعد مقابلة.

انهي خطابك باحترافية، مثل قولك: مع خالص التقدير، وتوقيعك واسمك.